El Canasto Mini

El checklist definitivo para no olvidarte de nada cuando acudes a una presentación ➤

Con los años he ido creándome checklists para todo: para ir a esquiar, para ir a escalar, para ir de camping, … y, cómo no, para ir a hacer una presentación. Mis checklists son simples listas de la compra, con todas las cosas que la experiencia me ha enseñado que tengo que llevar para estar preparado. Las tengo pegadas en las puertas de los armarios y en las tapas de las maletas. La de las presentaciones la he pegado al maletín del portátil. Objetivo: nunca olvidarme de nada importante.

Yo también soy un gran fan de los checklist y tengo uno para mis presentaciones. He utilizad esta lista para copiar algunas ideas.

¿Tienes un "Plan B" o sistema de contingencia de tu sistema de organización? ➤

En un viaje de negocios, Julio se quedó casi sin conexión:

Al tener un sistema tan “conectado”, SmartPhone -  Outlook Exchange -Catch - EverNote. sin tener internet, todo el sistema estaba desconectado, por lo tanto me demoraba 5 veces más en buscar algo, ya que, durante varios días no se habían actualizado — mutuamente —.

Esto es un aviso a todos los usuarios de gestores de tareas electrónicos: ¿qué haces que quedas sin conexión?

A mi también ha pasado esto. Sabiendo que mi lista de tareas de mi móvil ya no estaba sincronizado con el portátil, tenía que elegir un dispositivo maestro para tener una lista completa. Desde entonces, cuando voy de viaje siempre llevo mis tareas también en papel.

Fantastical. La herramienta sagrada de GTD a tu alcance ➤

Fantastical es una interfaz humana para interactuar con el calendario de tu mac:

…si introducimos “Cena Familiar en Casa de Franciso Jimenez 23/02 21:00” se crea el evento en el calendario colocando cada uno de estos datos en su lugar correspondiente.

Yo uso QuickCal, una aplicación similar, aunque con menos opciones.

Clear, un gestor de tareas diferente para iOS ➤

Estos días la blogosfera —¿todavía se usa esta palabra?— está llena de Clear un nuevo gestor de tareas para iOS:

Lo mejor de Clear es que funciona como una lista de notas tradicional, no es nada parecido a Things u Omnifocus, sino más bien a Wunderlist.

La interfaz de Clean es muy limpia: en la pantalla de tareas sólo vez tareas y en la pantalla de de listas sólo hay listas de acciones. Eso es todo. Es una aplicación perfecta para todo tipo de listas rápidas: lista de compra, libros para leer, etc. No recomiendo usarlo para gestionar todos tus tareas, porque es demasiado limitado.

No me mandes emails ➤

“Oye, tengo pendiente de recibir tu respuesta a varios emails de la semana pasada”.

“Ah… pues es posible. La verdad es que tengo tantos emails al cabo del día que, si te digo la verdad, la mitad de ellos ni los veo”

Raúl Hernández explica que el email es una herramienta fundamental en la gestión de cualquier proyecto debido a las características de este medio de comunicación. Un tema que siempre trato en mis cursos es el protocolo de comunicación interno. Creo que dentro de cada organización —incluyendo los equipos de trabajo de proyectos— hay que tener claro qué medio de comunicación hay que usar para cada tipo de mensaje. ¿Cuándo usamos e-mail? ¿Cuándo es mejor usar la mensajería instantáneo? ¿Qué razones hay ara convocar una reunión?

GTD casero que acaba por traducirse en un artefacto de elevada carga emocional ➤

Julen habla de sus cuadernos fetiche:

En uno de los armarios del despacho tengo una zona dedicada a esas reliquias. Hay cuadernos desde que trabajaba en Maier, allá por 1997. Están todos juntos, apretados unos contra otros. Son de diferentes tamaños y colores. Pero ellos no se llevan mal del todo.

¿Quién tiene una relación así de profunda con su aplicación de tareas? Solo el papel puede generar estas emociones.

No son las Respuestas, es la Confianza ➤

Me ha llamada la atención este frase de José Miguel Bolívar:

Porque nunca vas a tener la certeza de estar haciendo lo más adecuado en cada momento o situación. Si alguien te dice lo contrario, miente. No existe la fórmula mágica para eliminar todas las dudas y probablemente nunca existirá.

Mucha gente todavía crean que existe una aplicación que organiza automáticamente tus tareas según su importancia. Esta herramienta mágica no existe, simplemente porque establecer prioridades es demasiado difícil. Hay muchos facturas que influyen la prioridad de una tarea: dónde estás, con quién estás, qué llevas contigo, qué has hecho anteriormente, cuánto tiempo tienes, el número de horas que has dormido, lo que comes, el tiempo, etc. Es imposible entrar todos estos parámetros para calcular la prioridad, lo mejor que podemos hacer es usar nuestra intuición para intentar elegir la mejor tarea posible.

Las listas de tareas no funcionan ➤

El argumento de Daniel Markovitz es que una lista de tareas ofrece demasiados opciones, con demasiados tipos de cosas mezclados.

Stop making to-do lists. They’re simply setting you up for failure and frustration. Consider the to-do lists you’re currently managing: how many items have been languishing since Michelle Bachman was leading the field for the Republican nomination?

Su solución es dejar de usar la lista de tareas y planificar todo en el calendario. Yo no estoy de acuerdo con este técnica, porque te obliga a fijar tus prioridades —y todos sabemos que las prioridades pueden cambiar cada momento— y además simplemente aplaza los problemas de la lista de tareas al calendario.

5 obstáculos en la empresa que atentan la productividad ➤

Christian Reyes nos muestra cinco problemas para la productividad personal en empresas y nos explica cómo solucionarlas.

El desafío para los siguientes años para los “buenos” líderes es replantearse algunas de las medidas que sus antecesores o ellos mismos tomaron, con el fin de instalar nuevas prácticas o hábitos y así provocar un “salto cuántico” en la productividad de las personas.

Un plan para tus horas de máxima Productividad ➤

No tenemos el mismo nivel de energía durante todo el día. Si queremos ser altamente productivos, deberíamos adaptar la intensidad del trabajo al nivel de energía, es decir, hacer tareas fáciles cuando tenemos poca energía y tareas más complejas si tenemos mucha energía.

Berto Pena nos explica cómo crear un plan para sacar lo máximo de tus mejores horas:

No quedarte en un simple «aprovechar los ratos en los que rindo más», sino tener incluso un plan especial para esas horas de máxima Productividad.

Wunderkit, herramienta de gestión de tareas, social y cooperativa ➤

Mimaczana ha mirado a Wunderkit:

Ya hemos hablado de Wunderlist, la aplicación de GTD más usada últimamente por muchísimos usuarios por su perfecta integración entre Mac y iOS, por ser fácil y muy intuitivo a la par que práctico su uso cotidiano, por su diseño agradable, por estar en nube y por supuesto por que también es gratuita, factor que suma y mucho . Ahora, y hace muy pocos días, los creadores 6wunderkinder han lanzado Wunderkit que aspira a convertirse en “un nuevo modo de organizar nuestra vida”.

Wunderkit es una herramienta sencilla que permita trabajar en equipo en proyectos. cada proyecto cuenta con un espacio y algunos App: hasta ahora han publicado el cuadro de mando, las tareas y las notas.

Por un cambio de cultura productiva ➤

David Torné nos habla de organizaciones productivas y el rol de la educación para aprender hábitos de organización:

La cultura productiva va más allá, ya no es cosa del individuo sino del colectivo, cómo se integran y se transmiten las diferentes capacidades de cada uno entre el grupo para crear una forma de trabajar, de producir y de vivir con rasgos comunes y distintivos.

Beeminder - servicio de seguimiento de objetivos personales ➤

Un servicio peculiar:

Se suele decir que la gente no aprende hasta que no le tocan el bolsillo. Y puede ser una manera de aprender, e incluso puede ser una forma de incentivo para hacer las cosas correctamente y evitar perder dinero. Pero en el caso de Beeminder es diferente, ya que es el propio usuario el que se propone sus propias metas y se compromete a seguirlas periódicamente para evitar ser penalizado económicamente.

Es decir, su cumples tus metas, Beeminder es gratis, pero si no llegues a los objetivos —que tu te has fijado— tendrás que pagar para resetear tu objetivo.

Procrastinación: "No dejes para mañana..." ➤

La palabra procrastinación proviene de la raíz latina pro (hacia) y crastinus (mañana, futuro) es decir, hacia el mañana, o lo que es lo mismo, dejarlo para mañana. Así procrastinar, no es ni bueno ni malo.

Un aspecto que leo poco en los blogs y que yo mismo tampoco he dado mucho énfasis: postergar acciones no siempre es una cosa mala. A veces simplemente tenemos que dejar las cosas durante un tiempo para madurar. Esto es la base de mi Jardín de Ideas: una colección de 50-80 ideas para posts en El Canasto, que poco a poco crecen hasta que son suficientemente buenos para publicar.

Es hora de buscar tu situación ideal ➤

Francisco Sáez:

Las imágenes ayudan al cerebro a desarrollar mejor su creatividad porque, a diferencia de los números, estimulan la racionalidad y también la emotividad. Además, esa imagen te sirve como fuente de motivación. Por muy imposible que parezca tu situación ideal, no renuncies a ella. Te ayudará a crear una cadena de objetivos intermedios que te irán acercando a ella. Cada vez que hagas algo concreto que te acerque un poquito a tu situación ideal, esa imagen se hará más fuerte.

Sé que suena bastante esotérica, pero la verdad es que funciona. ¿Te recuerdas cuando estabas al punto de comprar un coche nuevo y al decidir el modelo de repente las calles estaban llenas de este mismo modelo? No es que antes estos coches no estaban allí, pero tu has cambiado tu filtro. Este filtro puedes entrenar visualizando tu situación ideal.

Hablamos de...¡Tráguese ese sapo! ➤

Rubén Alzola ha publicado una reseña sobre otro de mis libros favoritos sobre la productividad personal: ¡Tráguese ese sapo!.

no sólo de sistemas vive el hombre y quizás sea interesante leer este libro como introducción al mundo de la productividad ya que podremos obtener beneficios inmediatos sin sentir el peso de un sistema holístico (como es GTD) sobre nuestras espaldas.

¡Tráguese ese sapo! es un libro bastante útil con consejos prácticos. El nombre del libro viene de este principio:

Si lo primero que hace cada mañana es tragarse un sapo vivo, podrá continuar el día con la satisfacción de saber que lo peor que podía haberle sucedido probablemente ya ha pasado

Evernote como gestor de tareas ➤

In a word, don’t. Yes, it’s possible to creates lists of tasks or do GTD with Evernote, but you have to do it inside of documents. You risk losing your tasks somewhere in all the files and notes. In order to make sure you haven’t missed anything, you have to check every document every day. That’s too much work.

Estoy de acuerdo con este coach: Evernote una buena opción para gestionar el material de referencia, pero no sirve como gestor de tareas.

La planificación a largo plazo en los tiempos de crisis ➤

Procrastination Life:

Cuando explicaban su sistema de gestión y la organización que seguían, me llamó especialmente la atención que no se planteaban estrategias u objetivos a medio y largo plazo, ya que en el contexto actual no podían asegurar su continuidad más allá de los próximos meses.

Es cierto que es difícil planificar cosas, pero esto no implica que no puedes marcarte objetivos.

Productividad Personal sin Chistera ➤

Estás harto de hacer planes que nunca se cumplen y de usar todos esos trucos que en realidad no te sirven para nada.

Excellente artículo de José Miguel Bolívar sobre la imposibilidad de fijar las prioridades y la solución: un buen método de productividad personal.

GTD: No te quedes a medias ➤

Como puedes ver, lo verdaderamente interesante de organizarnos viene después de tomar el control de nuestra vida: actuar con una dirección en mente. Ningún método -salvo GTD- proporciona las herramientas para conseguirlo.

Mucha gente se queda con la fase del control, aplicando el flujo de trabajo, pero hay más en GTD. Si realmente quieres ser productivo, tendrás que definir los niveles más altos de tu vida: áreas de responsabilidad, objetivos a corto plazo, visión a largo plazo y propósito.

Por cierto, no es verdad que Getting Thing Done es el único método que proporciona perspectiva. En contrario, hay muchos métodos que casi sólo hablan de objetivos, como por ejemplo Stephen Covey. El factor diferenciador es que GTD empieza desde abajo.

Wunderkit, un gestor de tareas social ➤

Yo también estoy mirando a Wunderkit para ver si podría ser útil como gestor de tareas GTD.

¿Para quién puede ser útil? Dado que se hace mucho hincapié en que los espacios deben ser públicos, en mi opinión, a pesar de lo que podría haber sido un increíble potencial Wunderkit se queda reducido a nichos muy concretos. Como se apunta, puede servir por ejemplo a una banda que quiera mantener informados a los fans de cómo va el trabajo en el nuevo disco, a un escritor para hacer partícipes a los lectores del avance del nuevo libro o incluso para desarrolladores de aplicaciones que quieran mostrar el trabajo en las diversas actualizaciones, compartir tips y mostrar la lista de cambios pendientes en las tareas de cara a la nueva versión. No es que esté mal, pero se aleja bastante de ese concepto revolucionario que tanto prometía y que muchos esperábamos.

Wunderlist es una de las aplicaciones que he recomendado a mis clientes por su simplicidad y posibilidades de sincronización. Está muy bien hecho, pero no es nada innovador. Tengo las mismas expectativas de Wunderkit: una aplicación sencillo para poder colaborar, pero nada innovador.

Medir la productividad. ¿Análisis o control? ➤

Un análisis de los efectos del uso de una herramienta como Workmeter para crear informes sobre el uso del tiempo de los trabajadores.

Utilizar herramientas como Workmeter para el control de los trabajadores es algo condenado al fracaso. Aunque conseguir una mejora en la productividad del equipo y el individuo, éste puede ver mermada su calidad de vida debido a la presión extra que se aplica al trabajador, y de la distancia que se crea con la dirección debido a la percepción negativa de sus intenciones.

Para mi, la productividad personal está vinculada a conseguir los objetivos a largo plazo. El cómo, dónde y cuando no son importantes.

Contagiar la no-interrupción en el equipo ➤

Creo sinceramente que la mayoría de las oficinas no están hechos para colaborar, sino para interrumpir. Además, la mayoría de las empresas no tienen ningún protocolo de comunicación interno: ¿qué medio de comunicación hay que usar para cada mensaje?

Siempre es arriesgado generalizar pero en este asunto carecemos de sensibilidad. Nos importa un bledo interrumpir al otro. Nos da igual su concentración, su ritmo de trabajo, su proceso creativo, si tiene mucha carga de trabajo, si está en medio de una tarea Clave… lo nuestro siempre es más importante que lo del otro.

No creo que el problema es la falta de sensibilidad. Desde mi punto de vista el problema es que simplemente no sabemos hacerlo mejor.

¿Cómo hablas? ➤

Daniel Aguayo nos explica la importancia de usar las palabras correctas al apuntar nuestras acciones y proyectos. Es increíble, pero cambiar las palabras que usas en tu lista de tareas tiene mucho efecto al resultado del proyecto.

¿Te has fijado alguna vez en como hablas, en la forma en que dices las cosas? Haz una prueba. Recuerda algo que tengas pendiente hacer, por ejemplo, limpiar tu casa. Ahora dite a ti mismo, en voz alta o internamente, “he de limpiar mi casa”, y nota como te sientes. ¿Te gusta? ¿Te alegra? ¿Te entristece? Ahora repite la frase pero con un cambio, di “voy a limpiar mi casa”. ¿Notas algo diferente? ¿Te sientes más motivado? ¿Lo ves más o menos realizable?

Productividad y Relajación ➤

Me ha llamado la atención esta frase en un artículo del blog de FacileThings:

Hay gente que me comenta que GTD es demasiado complicado. No lo es. Es complicado establecer los hábitos necesarios para que funcione, pero el método en sí es muy sencillo. Es lo más sencillo que puede ser. Podría serlo más, pero entonces no sería efectivo y perdería su valor. Es bastante común fracasar un par de veces antes de conseguir implementar GTD con éxito.

El artículo explica que GTD es un sistema que al final debe desaparecer de tu consciencia. Una vez que has creado los hábitos necesarios, ya no piensas en cómo organizarte; simplemente estás haciendo.

Pero llegar allí no es nada fácil. Estoy de acuerdo que los conceptos de GTD son bastante sencillos, pero no son pocos. Además tendrás que aplicarlas todos a la vez, tendrás que cambiar varios hábitos a la vez. Y todos sabemos que cambiar hábitos no es nada fácil…

Las cosas que no te gusta hacer ➤

En enlace de esta entrada es de un artículo interesante sobre la lista de cosas que te gusta hacer:

What is your hate to do list? Basically, these are things you don’t like to do, and make you feel uneasy. It can be something like calling a nasty client or setting a meeting with a colleague that does not like you.

El artículo explica cómo puedes encontrar estas tareas, pero ofrece pocas opciones para solucionarlo.

Mapa Mental Conceptual. 5 Claves que te ayudarán ➤

Cada vez más uso mapas mentales para planificar mis proyectos y para las notas de reuniones. Y cada vez más estoy convencido que la mejor herramienta para hacerlo es papel. Ninguna aplicación ofrece tantas opciones para expresarte.

La estructura ramificada en forma de árbol permite dos cosas muy importantes. La primera es que permite, si se es mínimamente previsor, añadir a posteriori nuevos conceptos aunque se haya concluido el mapa.

La sagrada agenda ➤

Julio Ortiz González explica sus cinco mandamientos para usar el calendario. Desde su punto de vista, el calendario únicamente es para compromisos que sólo puedes realizar en un día específico. Si dudas si una tarea va al calendario o a la lista de tareas, puedes usar los mandamientos de Julio.

Decidido, me paso a FacileThings ➤

David Torné explico porque ha pasado sus listas de tareas de Evernote a FacileThings.

Hasta ahora me he resistido por cuestiones como el hecho de tratarse de una aplicación en la nube—soy un ser anacrónico que piensa que las cosas deben guardarse en el disco duro local para poder considerarlas propias—y para ver cómo evolucionaba el proyecto en su fase beta.

Creo que FacileThings es una opción muy interesante si buscas un gestor de tareas en la nube. La semana que viene publicaré una reseña de esta aplicación 2.0.

Elegir tu siguiente acción con precisión ➤

Saber que tienes que hacer en cada momento es una de las claves para ser eficiente. Más allá de clasificar las siguientes acciones en contextos, niveles de energía, tiempo y prioridad, hay formas de trabajar que te pueden ayudar a aumentar tu precisión al preparar tu sesión de trabajo.

David Torné nos explica dos técnicas adicionales que nos facilitan la elección de la próxima acción para hacer. Primero usa una lista externa con sus tareas clave o tareas más importantes. La segunda sugerencia es dividir grandes contextos cómo @ordinador en listas por tipo de trabajo.